ERP: źródło prawdy o stanach, cenach i dokumentach
Subiekt GT, Subiekt Nexo, Comarch Optima, WAPRO. To tutaj powstają dokumenty księgowe i tutaj zwykle mieszka prawda o tym, ile towaru naprawdę masz.
Gdzie jesteśmy
Kliknij dowolny etap, żeby zobaczyć, co się w nim dzieje.
Co się dzieje na tym etapie
ERP jest jednocześnie odbiorcą zamówień i nadawcą danych o stanie i cenie.
Przyjęcie zamówienia
Zamówienie staje się dokumentem z poprawnym kontrahentem, stawkami VAT, kosztem dostawy i formą płatności.
Wydanie stanu
ERP wie, ile towaru jest fizycznie i ile jest zarezerwowane. Do kanałów sprzedaży idzie stan dostępny, nie fizyczny.
Dokumenty i rozrachunki
Faktura lub paragon, właściwa seria i numeracja, powiązanie z płatnością. Stąd dane idą do księgowości.
Co dokładnie przepływa przez ten etap
Kierunek i częstotliwość ustalamy przed konfiguracją — to najważniejsza decyzja całego wdrożenia.
| Dane | Kierunek | Jak często |
|---|---|---|
| Zamówienia jako dokumenty | integrator → ERP | na bieżąco |
| Stany dostępne (po rezerwacjach) | ERP → integrator | co 10–15 minut |
| Cenniki i rabaty grupowe | ERP → integrator | cyklicznie |
| Faktury i paragony | ERP → integrator → klient | przy zmianie statusu |
| Korekty i zwroty | integrator ↔ ERP | na bieżąco |
| Kartoteki kontrahentów | integrator → ERP | przy nowym kliencie |
Co się tu najczęściej psuje
Lista z wdrożeń, nie z dokumentacji. Każdy z tych punktów kosztował kiedyś czyjeś pieniądze.
- Synchronizacja stanu fizycznego zamiast dostępnego — najczęstsza przyczyna przesprzedaży
- Dwa systemy nadpisujące sobie nawzajem stan, bo nie ustalono źródła prawdy
- Dokumenty automatyczne w tej samej serii co ręczne — numeracja się rozjeżdża
- Brak reguły dopasowania kontrahenta: po roku baza ma tysiące duplikatów tego samego klienta
- Sprzedaż zagraniczna wrzucana jako krajowa — problem wychodzi u księgowej miesiąc później
- Cicha awaria synchronizacji, wykryta dopiero przy niezgodnym remanencie
Jak to ustawiam
Audyt danych
Sprawdzam kartoteki, magazyny i serie dokumentów. Tu wychodzą duplikaty, braki EAN i pozycje bez stawek VAT.
Ustalenie kierunków na piśmie
Dla każdej informacji zapisujemy, kto jest jej źródłem i kto odbiorcą. To dokument, do którego wracamy przy każdej zmianie.
Wdrożenie na kopii bazy
Integrację uruchamiamy najpierw na bazie testowej, żeby nie zaśmiecić produkcji dokumentami próbnymi.
Monitoring
Alert przy nieudanej synchronizacji, żeby błąd nie czekał tygodnia na wykrycie.
Systemy ERP po kolei
Każdy system opisany osobno: co dokładnie da się w nim zautomatyzować.
Chcesz, żebym się tym zajął
Integracje z systemami ERP
Pełne spięcie sprzedaży online z Subiektem, Optimą lub WAPRO.
Pytania o ten etap
Mój ERP nie ma API — co wtedy?
Robimy integrację po bazie danych albo plikach wymiany, przez pośrednika. To częstszy scenariusz, niż się wydaje, i całkowicie wykonalny.
Który system powinien być źródłem stanu?
Najczęściej ERP, bo to on rejestruje przyjęcia i wydania. Wyjątek to sprzedaż z magazynu zewnętrznego lub dropshipping.
Jak często synchronizować stany?
Przy szybko rotującym asortymencie co 10–15 minut. Przy wolnym można rzadziej — nie trzeba stosować jednego tempa do całego katalogu.
Sprawdźmy, co da się u Ciebie zautomatyzować
30 minut rozmowy. Pokazujesz, jak dziś obsługujesz zamówienia — ja mówię, co zautomatyzować w pierwszej kolejności i ile to zajmie. Bez oferty na siłę.