Z czego składa się koszt

• Abonament systemu — płacony dostawcy, zwykle najmniejsza pozycja.
• Wdrożenie — jednorazowa konfiguracja i integracje.
• Sprzęt — skanery, drukarki etykiet, terminale, jeśli wdrażasz magazyn.
• Czas Twojego zespołu — testy, szkolenia, porządkowanie danych.
• Utrzymanie — zmiany po stronie API, rozwój automatyzacji, wsparcie.

Ostatnia pozycja jest najczęściej pomijana w kalkulacjach i najczęściej zaskakuje. Marketplace zmieniają API kilka razy w roku i ktoś musi na to reagować.

Rachunek zwrotu w trzech krokach

Krok pierwszy: policz godziny. Ile czasu miesięcznie Twój zespół spędza na przepisywaniu zamówień, wystawianiu dokumentów, aktualizowaniu stanów, generowaniu etykiet i odpowiadaniu na pytania o status przesyłki?

Krok drugi: przelicz na pieniądze. Godziny razy pełny koszt godziny pracy, nie samą stawkę netto.

Krok trzeci: podziel koszt wdrożenia przez miesięczną oszczędność. Otrzymasz liczbę miesięcy zwrotu. W projektach, które prowadziłem, wychodziło zwykle od trzech do dziewięciu miesięcy.

Przykład

Dwie osoby po dwie godziny dziennie na obsługę zamówień to 80 godzin miesięcznie. Przy koszcie 45 zł za godzinę daje to 3 600 zł miesięcznie. Wdrożenie za 5 000 zł, które zdejmuje 70% tej pracy, zwraca się w niecałe dwa miesiące — a potem po prostu oszczędza.

Kiedy własna integracja bije abonament

Wzór jest prosty: koszt wdrożenia własnej integracji podzielony przez różnicę między sumą abonamentów za gotowce a kosztem utrzymania własnego rozwiązania. Jeśli wynik wychodzi poniżej dwunastu miesięcy, warto policzyć to dokładniej. Powyżej dwudziestu — zostań przy gotowcu.

Czego nie da się policzyć, a i tak ma znaczenie

• Anulowane zamówienia i utracone oceny sprzedawcy.
• Koszt zwrotów wynikających z pomyłek magazynowych.
• Ryzyko, że cała wiedza o procesie siedzi w głowie jednej osoby.
• Brak możliwości urlopu w sezonie, bo nie ma kto obsłużyć zamówień.
• Utracone okazje sprzedażowe, bo dołożenie kanału oznacza kolejny etat.

Te pozycje trudno wpisać do arkusza, ale w rozmowach z klientami po wdrożeniu to właśnie one wracają najczęściej jako największa zmiana.